Sans aucun doute, dans tous les mariages, même les mieux préparés, ceux qui sont 100% sous contrôle, vous ne serez jamais.. JAMAIS… à l’abri des imprévus.
Nous organisons des événements où sont mêlés compétences des professionnels, stress des clients, émotions des invités.. il ya toujours des imprévus. Et je n’ai pas encore mentionné la météo….
En tant que wedding planner, vous devez rester calme et gérer les imprévus de manière adéquate.
C’est sur votre capacité à agir et à prendre des décisions que vous vous forgerez votre réputation et que vous aiderez les équipes à faire face aux difficultés.. Car oui, vous l’aurez compris : les imprévus dont nous allons sont tous tous.. des difficultés.
Que se passerait-il si le lieu de réception était en retard, ou si les fleurs n’étaient pas arrivées à temps ?
Il est important d’avoir un plan B (voire C, D ^^) en cas de problème.
Prévoir dans son planning les imprévus, c’est faire preuve de professionnalisme.
Certains wedding planners qui ont de l’expérience peuvent, en lisant un planning en amont d’une journée e mariage savoir où les risques sont les plus grands.
Assurez-vous de comprendre les objectifs de votre client et de répondre à leurs besoins en toutes circonstances.
Comment les bons wedding planners coordonnent les mariages de leurs clients ?
Si vous êtes un wedding planner en activité, vous savez que la coordination des mariages est une tâche complexe. Vous devez vous assurer que tout est en place pour que votre client et leurs invités puissent profiter d’une journée inoubliable.
Dans cet article, nous allons explorer les différentes étapes de la coordination d’un mariage réussi et comment les bons wedding planners parviennent à y arriver.
Alors, prenez votre boisson préférée et plongeons-nous dans ce guide passionnant sur notre métier que nous aimons tant !
Comment coordonner un mariage ? C’est tout de suite ensemble !
Étape 1 "Comment coordonner un mariage ?" : Prenez le temps de connaître votre client
La première étape cruciale pour coordonner un mariage réussi est de bien connaître votre client.
De manière assez évidente, avant qu’ils soient vos clients vous avez pris soin de faire un appel de faisabilité, puis une phase de découverte, une présentation de livre de projet, puis la signature du contrat. À ce stade, vous avez passé a minima 3h avec eux au total. Ce qui pour une coordination jour j est déjà conséquent.
Tout ce temps, vous devez le prendre comprendre la vision qu’ils ont de leur journée spéciale.
Ce n’est qu’en sachant exactement ce que votre client veut que vous pouvez coordonner un mariage qui leur convient parfaitement.
Veillez à noter toutes leurs demandes afin de pouvoir y revenir tout au long de la mise en place // la préparation de la coordination.
Étape 2 "Comment coordonner un mariage ?" : Établissez un planning (oh oui !)
Une fois que vous avez compris les besoins et les attentes de votre client, il est temps de créer le planning ultra détaillé de la journée de mariage (ou des journées de mariage).
À partir de là, vous pouvez reprendre le budget (peut-être même en créer un) afin d’être certain.e de pourvoir gérer les paiements de solde des prestataires et élaborer des plans de manière à ce que tout se passe sans encombre à la date prévue.
Veillez à tenir compte de toutes les étapes dès la première intervention du premier prestataire; ce qui peut induire une mise en place la veille et une reprise le lundi qui suit le mariage.
oui allez tout, tout tout devoir coordonner :
Liste non exhaustive – et à adapter selon le nombre de jours de célébration.
Il faut présenter votre planning à vos clients afin de les faire valider chaque point, et que votre vision professionnelle est correspondant à leurs attentes.
Étape 3"Comment coordonner un mariage ?" : La coordination des prestataires
La coordination des prestataires est une étape ultra importante dans cette prestation si spécifique de coordination jour j.
En tant que wedding planner professionnel, vous devez vous assurer que chaque fournisseur a livrer / délivrer ce pour quoi il a été engagé par les clients.
Même en arrivant après tous les prestataires, votre rôle est de reprendre les contrats / la logistique inhérente à chacune de leur prestation.
Enfin, vous devez aussi vous assurer que vous êtes eux et vous sur la même longueur d’ondes.
Vous allez devoir travailler ensemble de manière cohérente et avec envie.
Enfin, vous devez initier la mise en place d’une réunion avant le jour j pour discuter de toutes les attentes du client et veiller à ce que tous les prestataires travaillent ensemble de manière harmonieuse.
Cela permettra de réduire le stress des clients avant le mariage et de s’assurer que tout se passe sans encombre une fois que le grand jour sera arrivé.
Étape 4 "Comment coordonner un mariage ?" : Gérez les imprévus
Sans aucun doute, dans tous les mariages, même les mieux préparés, ceux qui sont 100% sous contrôle, vous ne serez jamais.. JAMAIS… à l’abri des imprévus.
Nous organisons des événements où sont mêlés compétences des professionnels, stress des clients, émotions des invités.. il ya toujours des imprévus. Et je n’ai pas encore mentionné la météo….
En tant que wedding planner, vous devez rester calme et gérer les imprévus de manière adéquate.
C’est sur votre capacité à agir et à prendre des décisions que vous vous forgerez votre réputation et que vous aiderez les équipes à faire face aux difficultés.. Car oui, vous l’aurez compris : les imprévus dont nous allons sont tous tous.. des difficultés.
Que se passerait-il si le lieu de réception était en retard, ou si les fleurs n’étaient pas arrivées à temps ?
Il est important d’avoir un plan B (voire C, D ^^) en cas de problème.
Prévoir dans son planning les imprévus, c’est faire preuve de professionnalisme.
Certains wedding planners qui ont de l’expérience peuvent, en lisant un planning en amont d’une journée e mariage savoir où les risques sont les plus grands.
Assurez-vous de comprendre les objectifs de votre client et de répondre à leurs besoins en toutes circonstances.
Pour conclure.. comment coordonner un mariage ?
En conclusion, coordonner un mariage qui répond aux besoins du client et de leurs invités nécessite beaucoup de préparation en amont du jour j.
En suivant les étapes mentionnées dans cet article, vous vous assurer déjà que plus de 80% se passera sans difficulté le jour du mariage (sauf imprévu lol).
L’écoute des besoins et des attentes du client, l’établissement d’un planning et la coordination des fournisseurs sont toutes des étapes nécessaires pour coordonner un mariage réussi.
Le plus important est de rester calme et de gérer les imprévus de manière adéquate pour s’assurer que le client et ses invités passent une journée inoubliable.
Prêt à organiser votre prochain mariage ? Alors, il est temps de passer à l’action et de faire de la magie !
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À propos de l'auteur
Muriel Saldalamacchia
Auteure publiée, International Wedding-Planner & Conférencière
Muriel Saldalamacchia a été nommée « Industry Leader » à de nombreuses reprises à l’occasion de conférences et congrès internationaux dédiés à l’industrie du mariage auxquels elle a participé en tant que conférencière.
Dans l’industrie du mariage depuis 2008, Muriel est wedding-planner spécialisée dans les mariages de Destination et vis avec son mari et leurs enfants entre France et Italie. Au travers de ses conférences internationales, de son académie dédiée aux wedding-planners en activité et ce site de conseils, elle aide les entrepreneurs à vivre sereinement de leur passion en les faisant grandir, sur les voies de la passion, du travail, et de l’éthique.
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