4 Techniques logistiques pour une coordination de mariage réussie

4 Techniques logistiques pour une coordination de mariage réussie

Bienvenue à tous les wedding planners en activité !

Aujourd’hui, nous allons parler d’un aspect essentiel de notre travail : la coordination de mariage.

Pour réussir cette étape cruciale, il est important de bien maîtriser les techniques logistiques qui facilitent l’organisation et la fluidité des événements.

Dans cet article, nous allons aborder 4 techniques logistiques incontournables pour une coordination de mariage réussie, selon mes propres années d’expérience (15 ans.. ça compte ? ^^) 

Que vous soyez novice ou expert.e, n’hésitez pas à vous imprégner de ces astuces pour des mariages parfaits !

La coordination de mariage est une étape délicate qui nécessite une planification minutieuse et une organisation rigoureuse. Pour réussir cette mission, voici quatre techniques logistiques à maîtriser pour une coordination réussie !

Technique 1 : la logistique traiteur

Le traiteur est l’un des acteurs clés d’un mariage réussi d’un point de vue logistique // coordination.

Pour une coordination parfaite, il est essentiel de bien planifier en amont les besoins en :

  • matériel : certains traiteurs ne sont pas tous équipés pour s’installer dans un lieu qui n’a pas de cuisine*. Il est donc normal de lui fournir un officie traiteur, avec un sol propre (pour ne pas avoir de poussière) et de la lumière. * Au delà de ne pas être équipé eux-mêmes, il est compréhensible en tant qu’entrepreneur que le traiteur gère ses “propres casseroles” mais pas l’environnement dans lequel il va travailler.
  • électricité / eau : Pri-mor-dial! Étuves, plaques, lumières, machines à café.. .. autant de besoin en électricité que vous devez mettre à plat avec le traiteur afin de connaître ses besoins en électricité et coordonner les heures d’utilisation. Vous pourrez ainsi coordonner avec le live band et prendre la décision de proposer un groupe électrogène à vos clients. Soyez vigilant.es – Ne prenez aucun risque sur cela. Il vaut toujours mieux prévoir + ! . N’oubliez pas les camions frigorifiques qui consomment pas mal d’électricité. Car même s’ils peuvent tourner sur leur réserve de gasoil, bonjour l’angoisse en odeur, et en pollution.  Quant à l’eau, il faut bien entendu penser à installer l’officie traiteur qui a un point d’eau. Je me souviens avoir du faire tirer des cables (tuyaux) pour installer un évier avec arrivée d’eau dans un office traiteur éphémère. Cela avait permit au traiteur de s’installer au plus près de l’espace repas et ainsi économiser en nbre de serveurs supplémentaires sil avait dû s’installer dans la cuisine prévue qui était loin. 
  • accès : Pensez taille des camions, et “trafic” sur l’espace de livraison et d’installation. Vous allez devoir coordonnéer avec tous les autres corps de métier impliqués dans la logistique également
  • horaires / vacation : toujours conserver une équipe jusqu’à tard et c’est à la charge du client. Le nettoyage et le rangement, cela fait partie de votre mission que de vous assurer que ce soit fait. ce n’est pas gratuit, et cette technique logistique est un incontournable .. à prévoir dans votre budget dès le départ. 
  • Poubelles : le point de tension de fin de prestation. pensez toujours à aborder le sujet dès le départ. Il m’est arrivé de devoir installer des bennes à ordures pour le traiteur dont les coûts ont été partagés par le traiteur et les designers floraux. Si vous ne l’anticipez pas, soyez prêt.es aux grincements de dents de fin de parcours ^^
  • Équipement en extra : mais aussi tout l’équipement nécessaire pour servir les invités dans les meilleures conditions. Comme par exemple les lampes de buffets pour l’éclairage des buffets quand le jour tombe ou que sera proposer un buffet de nuit.

 

Technique 2 : la logistique mobilier

La gestion logistique de la livraison et mise en place du mobilier est curieusement souvent négligé dans l’organisation d’un mariage.

On prend souvent pour argent comptant les instructions imposées par le loueur et “on fait avec”. 

Pourtant, une bonne gestion de la logistique mobilier peut faire toute la différence pour le confort et le bien-être des équipes le jour j.

Pensez donc à prévoir en amont les chaises, tables, couverts, nappes, etc. et à coordonner leur installation et leur retrait avec tous les prestataires impliqués.

  • Livraison / ou livraison + mise en place ? Pensez à demander au prestataire s’il fait une livraison simple ou s’il inclus une prestation “mise en place”. Car vous allez dans tous les cas prévoir des équipes de manutentionnaires : ce n’est pas aux équipes du traiteur à installer les tables et les chaises. 
  • Temps de mise en place : vous devez également anticiper le temps de livraison / et ou de mise en place. par exemple, installer les tables de la réception conditionnent le début de mise en place / dressage du traiteur et aussi des équipes florales / designers.
  • Fin de prestation / reprise : cette partie là dit occuper toute votre attention, autant que celle attribuée à la mise en place. Vous devez coordonner la reprise du matériel : important pour le lieu de réception, pour le leur lui même et le chèque de caution de vs clients 🙂 

Technique 3 : la logistique technique Liveband / DJ

L’animation musicale est un élément clé de la réussite d’un mariage.

Pour assurer une bonne coordination de ce volet, il faut veiller à ce que le prestataire technique dispose de tout le matériel nécessaire pour assurer une qualité de son optimale.

Pensez également à coordonner l’installation et le démontage de l’équipement, pour éviter toute interruption ou dysfonctionnement durant la soirée.

Points de vigilance sont :

  • les accès
  • les distances de câblages
  • la sécurité des câblages 
  • heure / et durée de mise en place
  • les balances : à faire absolument avant l’arrivée des invités. CQFD ^^

 

Technique 4 : la logistique décoration / design

La logistique de la décoration est un élément qui peut rapidement devenir complexe et chronophage.

Pour une coordination réussie, il est essentiel d’avoir une vision claire du design global dès le début, en prenant en compte les attentes et les contraintes de toute la mise en place.

Pensez à coordonner les différentes prestations de décoration (fleuriste, location de matériel, artisanat, etc.) et à veiller à ce que chaque élément s’harmonise parfaitement avec le reste.

C’est en travaillant avec le designer dès le début du projet que vous lui permettrez de proposer une mise en scène réussie, sur tous les plans ! 

Pour conclure sur ces 4 techniques logistiques pour réussir la coordination de vos mariages

Organiser un mariage est un travail minutieux qui demande beaucoup d’investissement.

La coordination est l’étape qui permet de faire en sorte que toutes les planifications en amont aboutissent à un mariage parfait.

En maîtrisant les 4 techniques logistiques abordées dans cet article, vous maximiserez vos chances de réussite et garantirez la satisfaction de vos clients.

N’hésitez pas à vous former continuellement pour améliorer vos compétences et offrir des prestations toujours plus professionnelles !

Et pour aller + loin

Articles dédiés au sujet : 

Comment les bons wedding planners coordonnent les mariages de leurs clients ?

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  • Leçon 2 : Maîtriser les Techniques & Méthodes de Travail du wedding planner
  • Leçon 3 : Connaître Les Outils de travail du wedding-planner
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À propos de l'auteur

©Valery Villard Photography

Muriel Saldalamacchia

Auteure publiée, International Wedding-Planner & Conférencière

Muriel Saldalamacchia a été nommée « Industry Leader » à de nombreuses reprises à l’occasion de conférences et congrès internationaux dédiés à l’industrie du mariage auxquels elle a participé en tant que conférencière. 

Dans l’industrie du mariage depuis 2008, Muriel est wedding-planner spécialisée dans les mariages de Destination et vis avec son mari et leurs enfants entre France et Italie. Au travers de ses conférences internationales, de son académie dédiée aux wedding-planners en activité et ce site de conseils, elle aide les entrepreneurs à vivre sereinement de leur passion en les faisant grandir, sur les voies de la passion, du travail, et de l’éthique.

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